你好,我是脱不花,这一讲,咱们来解决一类问题:怎么提高线上沟通的效率。
这可是个时代话题啊。
线上沟通,它是一个社恐福音。这时代那么多人号称自己是个社恐,不愿意跟别人当面的沟通和打交道。但是假设一个人真的是社恐,真的很难跟别人在当面沟通中侃侃而谈,他真的就不能开展工作吗?
感谢时代给我们提供了非常多的线上沟通、线上协同的工具,让社恐其实只要掌握了方法,也可以和别人沟通和合作。
当然这只是一个副产品,我们这一讲的目的,不是仅仅为社恐服务,我们要解决的不是社恐问题,而是线上沟通的效率问题。
跟我一起思考一个问题:今天我们有了很多工具,微信、钉钉、飞书,但是你的工作推进真的省力了吗?效率真的提高了吗?不一定吧。
你的消息发出去了,但是对方没有回复,这事儿就只能先放下,等对方有了消息再说。
面对面沟通,能立刻拿到反馈,至少能立刻观察到反馈。但是换到了线上,对方真的可以假装没看,真的不回。 只要事情没有当面解决,这个人一离开,其实什么都推不动。
但是如果你真的掌握了线上沟通的提效方法,那可就不一样了。你真的就可以如虎添翼。
你在线上说的那些事情,想要推进的事,都能很快获得答复,而且就更节省时间了。也许你不需要非得坐下来开会,也不需要跑前跑后地对接,你仅仅坐在办公室里,也能把很多事情安排得明明白白,把你的时间节省出来,去做一些更高价值的沟通。
那怎么做才算是懂了线上沟通呢?来,拆开问题,看问题。
线上沟通,怎么让领导愿意为你做决策?
如果你在工作当中经常碰到这种情况,请允许我对你做一个有点不礼貌提醒:发生这种情况,很可能不是因为你这个领导架子大、效率低,而是你在线上沟通的时候发出的信息,让他没有办法回复。
你看,我这才把这条信息念了一半,我就觉得好累啊。你到底要说什么呢?你让他给你定什么,回复什么?你再看看信息的后半段,还要一字一句地去讨论会议资料、会议内容,希望领导在会议上发表什么观点。
这么一大串信息,我现在考考你,他到底让领导想干什么?这一坨信息里面,什么事儿是领导知道就行?什么事儿领导必须回复?什么事儿领导必须做决策?
是不是一眼根本看不出来,这些信息全都淹没在这一坨东西里面。
来,我请你看一看,我们帮他修改后的版本。
打眼一看,还没开始读,是不是就发现最起码有格式有重点了?
具体信息先不读,立刻就能看到是问:领导下周二14:00-15:00能不能参加一个会议,这个事儿需要领导确认,那领导再忙是不是就能回复了?
剩下的信息,领导可以回过头,甚至在那个会议之前再细看也可以。
请注意,它看起来像是怎么写信息的问题,但这不是个写作问题,这是一个沟通模板就能解决的问题。
它反映出来的是你在沟通,尤其到了线上沟通后,你脑子里有没有沟通的结构。
如果你想改进这样的沟通,方法也很简单,给你一个方法叫“选择法”。
线上跟别人做沟通,尤其是请领导做决策,一定要让他一眼就能看到,他要做一个什么样的选择题。
给领导发消息要决策,一共分三步:讲问题、做选择、说行动。
第一步,讲问题。这是要解决一个什么问题,请领导做什么决策?
第二步,给领导提供两个方案,请他做选择。注意了,不仅要说明白这两个方案是什么,关键是要呈现这两个方案有什么不一样的地方。
第三步,导向行动。就是和领导说明需要他干什么,干了有什么好处。
比如你可以这么说:
你看,这就是干什么,和干了有什么好处。
那现在问题来了,为什么一定要用选择法,领导才能尽快回你的信息?
我们换位思考一下,看看领导是在什么情况下收到你的信息。
发出的时候,你自己是全力以赴聚精会神地在处理这件事。但是接收到这条信息的领导,可能正开车,可能正开会,可能正陪着客户聊天。收到信息,打开手机,扫一眼就结束了。
能给这条信息的时间,也就是扫一眼的时间,这十几秒的功夫。
所以,我们是在跟什么抢?是在跟TA身边所有的事物,抢TA那十几秒的注意力。如果你没有抓住这十几秒, 让TA一眼过去就能看到重点,那TA有限的注意力转脸就忘了。
方法道理很简单,我给你这个问题稍微加一个变量,我们来测试一下。
没关系,还是用模板来解决,再复杂的问题都给它装到格式里,领导就能一眼看到重点,因为格式就是在引导他的注意力分布。
这个模板和刚才的模板只是增加了一个维度,那就是把你遇到的突发情况拆成几条来说。
不要说,客户这样了,客户又那样了,咱们这边又出什么事。你看看这满天飞全是信息。
而是说:
你看这么一区分,一眼看过去就清楚了。
在这里有一个现象我一定要强调一下,我坚决反对,那就是有些人为了表现自己的考虑很周全,特别爱给领导发小作文。
来,你看看这条信息,这就是个典型的小作文。这一眼看上去,铺天盖地全是字,这手机一屏都看不过来,划了好几屏,这领导人岁数大点都看不清。
当然字多不是致命伤,小作文真正的问题在哪里?忙于表达自己表达情绪,表达感受,表白自己是多么的敬业和努力。
那一般领导,TA只要不是那么的没经验,稍微有点管理经验,TA看两行就不耐烦了。TA就会觉得说:
这一连串的质疑是不是就来了?通篇写了半天,这小作文没解决问题啊。
那要是真的想和领导说说心里话,那该怎么说呀?
任何需要写“小作文”来说的事情,都不要寄希望于能在线上说明。你不能给领导发小作文,但是你可以用选择法给领导发个消息,约领导交交心。
所以这么一大篇小作文,你完全可以变成一条非常简单的选择法信息。
你可以这么说:
你看,这就把领导面对的选择,简化成了“是”和“否”,对领导来说就简单了。那你那一大坨感受,你等到当面再说,既避免误会,也能把你真正想说的事说清楚了。
练习:已经请领导做选择了,但是领导依旧不回复,怎么办?
说的都是一件事,而且,让领导做选择了。为什么领导只愿意回第二条?
这两者之间差在哪儿了?
让我们来用选择法拆解一下,领导愿意回复决策的文本是怎么说的。
第一步,说背景。和领导说明,这是一个什么事儿,需要领导做什么。
第二步,拿出两个方案,请领导做选择。
注意了,在第二个方案,是和第一个方案做对比的方式说明的。要让领导能看出来,两个方案的区别在哪儿。
最后,别忘了导向行动。
最重要的,按照清单体,也是就一二三四,列上条目。把文本重新梳理一下,该空行空行。
这么一条简洁明了的信息发出去,领导当然愿意回复。
总结
这一讲,咱们重点解决了线上沟通的问题。我们用线上的沟通工具推进工作,让社恐可以减压,让不那么社恐的人也可以提效。
通过线上沟通,不用跑动,不用开会,也能解决问题。
当然,我作为一个专业讲沟通的人还是想提醒你:线上沟通这些工具再发达,都比不上我们线下面对面,真诚地看着对方的眼睛,好好地聊几句。
所以,追求线上沟通的效率,这是我们应该做的事情,但是千万不要忘了线下沟通,真诚地交流、构建关系更重要。
我们这一讲就到这里,我们下一讲再见。